Definí el papel de la actividad en la agenda
Decidí si la experiencia estará disponible durante una franja amplia o si tendrá un momento específico. Una actividad libre requiere explicar cómo sumarse; un momento programado necesita coordinación con quien conduce el evento. Identificá los horarios que podrían competir con comidas, entradas o brindis para que los invitados puedan participar sin perder otros momentos.
Calculá capacidad con un ejemplo simple
Supongamos un turno de 4 minutos de experiencia y 2 minutos para explicación y recambio. Cada puesto atendería aproximadamente 10 turnos por hora, antes de considerar pausas. Dos puestos, en ese ejemplo, darían alrededor de 20 turnos. Es una cuenta de planificación, no la capacidad prometida de un servicio. La duración real, la operación y las necesidades de cada participante pueden cambiar el resultado.
Revisá el espacio con el lugar y el proveedor
Pedí dimensiones y fotos del área disponible. Confirmá que la zona de actividad permita la circulación de quienes participan y de quienes pasan cerca. Ubicá la espera fuera del recorrido principal y coordiná necesidades de energía y equipamiento. El área y las condiciones adecuadas dependen de la experiencia elegida; deben confirmarse con el equipo que la va a operar.
Diseñá la espera y las instrucciones
La experiencia empieza antes de ponerse un visor. Prepará una explicación breve de qué va a pasar, cómo se participa y cómo pedir ayuda. Si hay grupos, definí cómo se organizan los turnos. Un apoyo visual puede ayudar a quien observa a entender la dinámica, pero debe tener una función clara. También conviene acordar qué ocurre cuando una persona decide no continuar.
Coordiná la prueba antes de recibir invitados
Reservá un momento para verificar el montaje y probar el recorrido completo. El responsable del lugar debe conocer las necesidades de acceso y de operación. Confirmá quién puede resolver cambios de ubicación o de horarios. La escena inmersiva de la landing de OTRORAYO es conceptual: el diseño y las condiciones de una experiencia real se revisan para cada propuesta.
Datos para pedir una propuesta útil
Enviá tipo de evento, fecha, ciudad, lugar, cantidad aproximada de participantes, duración disponible y objetivo. Si el lugar impone restricciones, incluilas desde el inicio. Esto permite conversar sobre una dinámica viable y definir el alcance antes de sumar contenido que luego no pueda operarse como esperabas.